Avantages de l’automatisation de votre processus de comptes fournisseurs

Nous pouvons tous l’admettre : le changement fait peur. Cela peut être particulièrement intimidant lorsqu’il s’agit de changer de processus au sein d’organisations qui effectuent les mêmes tâches, de la même manière, depuis des lustres. Mais la réalité est qu’il existe de nombreuses raisons convaincantes et justifiables en termes de coûts d’automatiser, en particulier en ce qui concerne les comptes fournisseurs.

Bien que votre organisation ait pu survivre en utilisant des processus AP manuels, sujets aux erreurs et inefficaces dans le passé, il est peut-être temps d’examiner de plus près les avantages de l’automatisation des comptes fournisseurs et la manière dont ils peuvent permettre à votre équipe financière de travailler plus intelligemment, pas plus dur.

Avantage 1 : terminer les processus AP avec une plus grande efficacité de temps

Votre équipe sera en mesure de traiter les factures à un rythme beaucoup plus rapide grâce à la technologie d’automatisation AP. Sans automatisation, le traitement complet d’une facture peut prendre jusqu’à deux semaines, en confirmant les numéros et en obtenant toutes les signatures et approbations nécessaires. Cependant, avec les systèmes automatisés de comptes fournisseurs, vous pouvez réduire ce délai d’un à sept jours.

Il existe de nombreuses étapes dans le calendrier de traitement des factures où vous pouvez réduire les coûts de temps et rationaliser votre productivité, par exemple :

Un outil appelé reconnaissance optique de caractères avancée, ou OCR, indexera automatiquement vos factures numérisées et réduira la quantité de saisie manuelle de données. Une étude de cas a révélé que l’automatisation a éliminé 95 % de la saisie de données liées aux factures. Imaginez les avantages de libérer votre personnel des heures de saisie de chiffres et de vérification de leur exactitude.

Le système de classement numérique facilite la recherche de factures, plutôt que de rechercher dans des réserves de reçus et de documents papier.

Le stockage basé sur le cloud permet aux gestionnaires d’accéder plus rapidement aux factures pour une approbation immédiate.

Vous n’aurez pas à vous soucier des retards de traitement causés par le goulot d’étranglement des factures en fin de mois, grâce aux délais de traitement individuels beaucoup plus courts.

Parce que vous avancez plus rapidement dans le processus, votre personnel a plus de temps pour se concentrer sur l’analyse et offrir des informations précieuses sur les flux de trésorerie pour améliorer l’efficacité de l’entreprise. Vous serez également beaucoup moins susceptible de voir le temps filer pendant le processus de correction des erreurs humaines.

Avantage 2 : amélioration de la précision et réduction des erreurs

Avec des calculs manuels, la saisie de données et divers types de communications provenant de plusieurs départements, il y a toujours de la place pour les erreurs. Des erreurs de classement et de la perte de documents au paiement d’un montant erroné, des erreurs de processus peuvent survenir à tout moment, pour des raisons qui peuvent ne pas être faciles à isoler et à éliminer.

Les erreurs comptables peuvent coûter cher à votre entreprise de plusieurs façons. Non seulement le retour en arrière et la résolution des erreurs prennent un temps essentiel dans l’exécution des tâches nécessaires, mais il est également possible qu’une erreur humaine entraîne des paiements en double et des paiements en trop. Les erreurs peuvent également coûter cher à la réputation et à la qualité de service de votre entreprise.

Les factures imparfaites pleines d’erreurs et d’exceptions créent certaines des plus grandes frustrations pour les employés des finances. Une communication inefficace est un domaine dans lequel des défaillances coûteuses sur les lieux de travail peuvent se produire. Avoir à vos côtés un logiciel fiable qui valide la saisie des données et identifie les exceptions en cours de route peut être la solution que vous recherchiez pour vous aider pour vous améliorer continuellement, laissant finalement la concurrence derrière vous.

Avantage 3 : économiser de l’argent et optimiser les flux de trésorerie

Naturellement, économiser du temps et de l’énergie et éviter des erreurs coûteuses peuvent faire des merveilles pour vos coûts de traitement de factures financier. Ces éléments rationalisés vous offrent un retour sur investissement substantiel après avoir subi une refonte de l’automatisation des comptes fournisseurs. Recycler votre personnel pour qu’il se familiarise avec les logiciels d’automatisation afin d’augmenter sa productivité peut nécessiter une coopération et des ajustements initiaux, mais des études industrielles ont montré que ces efforts seront rapidement rentabilisés.

Voici quelques exemples d’avantages de l’automatisation des points d’accès liés à la rentabilité monétaire :

L’automatisation de l’imagerie des factures peut représenter près de 90 % d’économies sur les coûts de traitement par rapport aux processus de facturation manuels.

Éliminez les coûts d’impression pour créer des copies papier pour classer physiquement les e-mails et les reçus électroniques.

Réduisez les coûts de stockage pour l’archivage complet de documents et profitez des avantages d’un système de stockage numérique.

Recevez des alertes concernant les factures en double et des rappels des dates d’échéance à venir, vous permettant d’éviter les frais de retard.

Profitez des remises de paiement anticipé, qui peuvent réduire les coûts de 30 % ou plus.

Un sentiment accru de contrôle sur les flux de trésorerie peut aider votre organisation à éviter des coûts inutiles et à tirer le meilleur parti des économies potentielles. Vous pourrez également réduire la vérification répétitive typique nécessaire pour éviter les paiements incorrects ou éventuellement frauduleux. Pour plus d’informations, consultez notre site web Solution SIRH .